コラム

中小企業のEDI運用コスト削減はSaaS型EDIへの移行がカギ

社内運用で高くなりがちなシステム障害のリスク

受発注を行う上でEDIシステムは不可欠ですが、その運用負担やリスクは意外と大きいものです。決して少なくない中小企業がこのように感じているのではないでしょうか。

EDIシステムは基幹業務システムの一部であり社外接続もされているため、原則として停止することが許されません。EDIシステムが停止してしまえばEDIで行っている全ての受発注が実行不可能になり、業務に大きな影響を与えてしまいます。しかし“止まらないシステム”を社内で構築・運用することは簡単ではありません。

EDIの社内運用が難しい理由①
ハードウェア故障やネットワーク障害にも耐える構成が求められる

まず、サーバやネットワーク機器が冗長構成になっており、ハードウェア障害が発生した時に短時間でバックアップ機器に切り替わる仕組みが必要です。EDIシステムの負荷はそれほど大きなものではありませんが、1台のサーバだけで運用した場合には障害発生時のダウンタイムが長くなってしまいます。また、冗長化に加え予備機の準備も欠かせません。特にネットワーク機器は、旧式のモデムなどが使われることも少なくないため、故障時に「いざ調達しよう」と考えてもすぐに入手できない可能性があります。

EDIの社内運用が難しい理由②
機器の保管環境を一定レベルで維持しなければならない

もし一般的な事務所にサーバやネットワーク機器を設置しているのであれば、室内の温度変化や埃によって障害が発生する危険性も高くなります。事務所では夜間に空調が停止し、稼働中の機器の温度が上昇しやすい。また人が頻繁に出入りする部屋は、衣類や紙の書類から埃が生じやすく、これがファンなどにたまり、冷却効率が悪化することも少なくありません。これらに加え、落雷が電話回線を伝わり、ネットワーク機器が故障するといったケースもあります。昨今のゲリラ豪雨のように気象変化が激しい状況では、このような事例はさらに増えていくはずです。EDIサーバは事務所ではなく、きちんとしたデータセンタに設置すべきです。もちろんそのためには、それなりのハウジングコストが必要になることは、言うまでもありません。

EDIの社内運用が難しい理由③
機器やネットワーク障害に対応できる人的リソースが必要

さらに、サーバやネットワーク機器故障時に復旧可能な要員を確保できるのかも大きな問題です。大企業であれば専任の運用担当者を設置できるかもしれませんが、人的リソースに限りがある中小企業では難しい状況にあることも多いでしょう。その結果、トラブル発生時に対応時間がかかり、基幹業務に影響が出る危険性が高くなってしまいます。

EDIの社内運用が難しい理由④
回線費用や保守費用、人件費などの運用コストがかさむ

そしてそもそも、自社運用のシステムは運用コストも高くなる傾向にあります。月額の回線費用やサーバ/ソフトウェアの保守費用に加え、障害時対応や問い合わせ対応の人件費も必要になるからでです。システム運用に必要な社内の人件費は“隠れたコスト”になりやすいですが、実はこれが運用コストの大部分を占めていることもあります。

SaaS型EDI「JFT/SaaS」がもたらす数々のメリット

これらの問題を解決できるのが、SaaS型のEDIシステムへの移行です。EDIシステムは業務遂行に不可欠ですが、ほとんどの企業にとってはビジネス上他社との差別化要因にはならないものです。社外サービスを活用することで、これまでEDIシステム運用に費やされていた人的リソースを本業に集中させることができるようになります。

EDIをアウトソーシングする場合にお薦めしたいのが、TOKAIコミュニケーションズが提供する「JFT/SaaS」です。

TOKAIコミュニケーションズが提供するEDIパッケージ「JFT/Server」を仮想プラットフォーム上で運営し、EDIに必要な機能をサービスとして提供しています。「JFT/Server」は大規模なVANサービスで高い利用実績があり、信頼性や耐障害性も高いEDIパッケージです。システムが設置されているのはTOKAIコミュニケーションズの自社データセンターであり、ここには免震装置や空調設備等が整備されています。設置されている機器は全て冗長化されており、予備機も準備されています。使用機器やシステムは24時間365日監視されており、障害を検知した場合にはTOKAIコミュニケーションズのエンジニアが24時間体制で対応します。最小構成で月額3万円から利用できます。DR(災害対策)オプションも用意されています。

利用可能なプロトコルは、JCA手順、全銀ベーシック手順、全銀TCP/IP手順、FTP手順、HULFT手順等の他、流通BMSで利用されるJX手順やAS2手順、ebXML手順までカバーしており、実に幅広い。通信回線は、インターネット、9.6kbps/64kbpsのISDN、2400bpsの公衆網接続をサポート。最新の国際標準に対応している相手先企業はもちろんのこと、レガシーEDIを使っている相手先企業にもそのまま対応できます。

通信管理やデータ管理の機能も充実している。通信履歴は2ヶ月間保存されており、過去の通信履歴も含めてWebブラウザでいつでも閲覧することができます。データ管理機能としては、文字コード変換、レイアウト変換、ファイル統合、ファイル分割、暗号化/復号化等が用意されています。

これなら既存のEDIシステムをそのままSaaS型へと移行でき、事業継続性を高めることが可能です。また、運用に必要な人的負担も軽減できるため、トータルコストの削減も実現できます。